FAQ – Häufig gestellte Fragen zur Software für telc Prüfungen

Ein telc-Prüfungszentrum hat komplexe Anforderungen: Anmeldungen, Raumplanung, Teilnehmerverwaltung, Versand der Prüfungen, Protokolle, Checklisten, Teilnehmergruppen und vieles mehr. Herkömmliche Verwaltungssoftware oder Excel-Listen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Eine auf telc zugeschnittene Software wie te4telc optimiert diese Abläufe, spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Rechtssicherheit.

te4telc nutzt eine KI-gestützte biometrische Gesichtserkennung in Kombination mit einem Ausweisscan. Dadurch kann automatisch geprüft werden, ob die Person vor Ort mit der Person auf dem Ausweis übereinstimmt. Stellvertreterprüfungen, bei denen fremde Personen mit echten oder gefälschten Ausweisen antreten, werden so mit hoher Wahrscheinlichkeit erkannt und verhindert. Das erhöht die Sicherheit der telc-Prüfung enorm.

Ja. Die Software te4telc wurde von Beginn an datenschutzkonform entwickelt. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Gesichtserkennungen erfolgen ohne Abgleich mit externen Datenbanken. Es gibt eine fein granulierte Rechtevergabe über Benutzerrollen, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben.

Beim Check-In scannt ein Sicherheitsausweisscanner den Ausweis des Teilnehmenden. Gleichzeitig wird ein Livebild per Webcam aufgenommen. Die KI vergleicht die Gesichtsmerkmale beider Bilder. Das Ergebnis wird mit einem Vertrauenswert (Prozentangabe) angezeigt. Stimmen Ausweis und Gesicht überein, wird die Person automatisch eingecheckt. Dies ist ein großer Sicherheitsgewinn für telc-Prüfungszentren.

Bereits vor der Prüfung unterstützt te4telc das Prüfungszentrum durch Online-Anmeldung, automatisierte Bestellübersichten für telc-Aufträge, Sitzplanerstellung, Gruppenzuordnung und automatische E-Mail-Erinnerungen an Teilnehmende. Das spart Zeit und sorgt für einen reibungslosen Ablauf am Prüfungstag.

Am Prüfungstag hilft te4telc durch automatisierten Check-In, digitale Protokollierung, Echtzeit-Übersichten für Aufsichten, Toilettengang-Protokolle, Gruppeneinteilung der mündlichen Prüfungen, Kommissionszuweisung und eine Beamer/Smartboard-Ansicht für die Prüfungsteilnehmenden. Dadurch werden Fehler vermieden und der Ablauf deutlich effizienter. Sie steuern mithilfe von Checklisten Ihr Personal am Prüfungstag.

te4telc erstellt automatisch alle notwendigen Formulare wie die telc-Protokolle (z. B. A30, A40, A50), Sitzpläne, Listen für mündliche Anrechnungen und Atteste. Die Daten werden direkt aus dem System übernommen, wodurch keine doppelten Eingaben mehr notwendig sind. Die Erstellung erfolgt auf Knopfdruck. Sie können die Dokumente eindrucken, statt sie handschriftlich auszufüllen.

Ja. Die Software extrahiert die Daten aus dem Ausweis per KI-basierter Inhaltserkennung und gleicht sie mit den eingegebenen Daten ab. Dabei erkennt die KI Tippfehler oder Unstimmigkeiten in Namen, Geburtsdatum oder der Adresse. Die Software zeigt Abweichungen an und gibt dem Benutzer die Möglichkeit, sie so zu übernehmen, anzupassen oder zu ignorieren. Das ist besonders wichtig, da telc für nachträgliche Zertifikatskorrekturen hohe Gebühren (aktuell 40 Euro pro Korrektur) erhebt.

te4telc bietet eine digitale Versand-Checkliste, auf der alle Schritte wie Prüfungsbögen, Protokolle, Atteste usw. abgehakt werden. Jeder Schritt wird mit Benutzer, Datum und Uhrzeit gespeichert. Dadurch wird der Versandvorgang transparent und nachvollziehbar. Fehler (z. B. vergessene Unterlagen) werden nahezu ausgeschlossen.

Ja, die Software bietet umfassende Statistik-Module. Damit lassen sich Bestehensquoten, Entwicklung der Teilnehmerzahlen, die Demographie Ihrer Teilnehmer sowie No-Shows und viele weitere Faktoren visualisieren und auswerten. Das hilft Prüfungszentren bei der Qualitätssicherung und strategischen Weiterentwicklung.

Nein. te4telc ist eine webbasierte Software, die in jedem modernen Browser funktioniert. Es muss nichts installiert werden. Updates erfolgen automatisch. Das Prüfungszentrum benötigt lediglich einen PC mit Internetverbindung, Scanner und Webcam. Optional sind Barcode-Scanner empfehlenswert. Sie erhalten ein fertiges Terminal für den Check-In mit allen technischen Geräten - abgestimmt auf die Erfordernisse der Prüfung und te4telc-Software - auf Wunsch auch von uns.

Ja. Gerade kleine Prüfungszentren profitieren von der einfachen Bedienung und der Automatisierung vieler Schritte. Durch das teilnehmerbasierte Preismodell zahlen kleine Zentren nur dann, wenn tatsächlich Prüfungen durchgeführt werden. Es gibt keine Mindestnutzung.

Das Preismodell ist einfach: Es gibt eine monatliche Grundgebühr (z. B. 39,90 €) und einen Preis pro Teilnehmer (z. B. 3,90 €). Durch diese Kombination profitieren sowohl kleine Prüfungszentren von einem erschwinglichen Einstieg als auch große Prüfungszentren von attraktiven Mengenrabatten. Optional können Zusatzmodule wie individuelle E-Mail-Texte, Video-Schulung oder Supportpakete hinzugebucht werden. Es gibt keine versteckten Kosten.

Aus technischen Gründen leider nicht. Da für jedes Prüfungszentrum eine eigene Instanz eingerichtet werden muss, ist eine kostenlose Testversion nicht möglich. Wir bieten stattdessen eine geführte Live-Demo sowie eine intensive Begleitung der ersten echten Prüfung an. Da die Software sehr umfangreich ist, ist das auch der für Sie nützlichere Weg.

Theoretisch ist ein Start innerhalb von 24 bis 48 Stunden möglich. Nach einem kurzen Vorgespräch richten wir die Instanz ein, passen Standardtexte an und erklären den Einstieg. Erste Prüfungen können direkt digital vorbereitet werden. Allerdings ist ein strukturierter, geplanter und sukzessiver Einführungsprozess mit Schulungen für das Personal sinnvoller. Die konkrete Timeline zur Umsetzung in Ihrem speziellen Fall besprechen wir dann aber auch in dem Einführungsgespräch.

te4telc bietet ein hierarchisches Rollenmodell: Admin, Büro, Aufsicht und mündlicher Prüfer. Jede Rolle hat genau die Rechte, die sie für ihre Aufgaben benötigt. Dadurch ist das System sowohl sicher als auch benutzerfreundlich.

Aktuell gibt es keine direkte Schnittstelle zu der telc Community, telc Connect oder anderen Softwaresystemen. Allerdings können alle relevanten Formate (PDF, Excel, CSV) exportiert werden. Eine Anbindung an Drittsysteme ist auch nicht geplant, da es sonst bei Updates dieser Systeme immer wieder zu Unterbrechungen kommen würde.

te4telc wurde von der Mittelstandsoptimierer. Vertumno GmbH entwickelt, einem mittelständischen Unternehmen mit über 25 Jahren Erfahrung in Prozessoptimierung, Digitalisierung und Softwareentwicklung, die auch eines der größten telc-Prüfungszentren Deutschlands betreibt und ist damit direkt aus der Praxis für die Praxis entstanden.